當晚負責甄別“三無”人員的，是34歲的黃村街派出所專區中隊長李耀輝。李有十餘年的警齡，曾經立過二等功，多次受過嘉獎。據廣東省有關部門事後調查，當天晚上，孫志剛的兩位朋友舒某某、楊某某曾來到派出所，說明孫有身分證和工作單位，提出為其補辦暫住證，並予以保領，但均被李耀輝以“沒有進行核實必要”的理由予以拒絕。
這樣，次日(3月18日)凌晨2時左右，孫志剛被送到天河公安分局收容待遣所。該所值班民警羅僑安對其進行了詢問。治安協管員羅東升參照黃村街派出所移送的詢問筆錄，“製作”了詢問孫的筆錄，並在筆錄上填寫了孫志剛的身分證號碼及“無暫住證”、“無正當職業”、“無正常居所”等內容，然後讓孫簽字。而事實是孫本人有正常住所，有合法工作，有合法的身分證件，並不符合收容條件。
後來的調查報告說，正是由於待遣所民警極不負責任，才導致孫志剛“被錯誤地作為被收容遣送人員送至廣州市收容遣送中轉站”。但當時，根據之前公安機關填寫的內容，中轉站工作人員判定孫的情況符合《廣東省收容遣送管理規定》，審批手續齊備，便將孫志剛收入站內。
